Política de qualitat

TALLERS TAMESIS, S.L.L. es dedica a:

Venda de maquinària agrícola i els seus recanvis i reparació de maquinària agrícola.

Vam crear la nostra empresa l’any 2000 amb la voluntat de posar els nostres coneixements, experiència i habilitats a disposició dels clients per tal de solucionar de manera òptima les necessitats de manteniment, tant correctiu com preventiu, de les seves màquines i equips.

Entenem que per aconseguir-ho hem de:

Actuar amb rapidesa quan el client te una urgència
Fer-ho be a la primera; realitzant les reparacions amb eficiència per tal de resoldre les avaries amb una sola intervenció evitant així desplaçaments i molèsties als clients.
Ésser rigorosos en la realització dels manteniments preventius, tant en la selecció dels recanvis com en les actuacions que cada màquina requereix.
Aprofundir en la necessitat del client per proporcionar-li el recanvi o la màquina que li resulti més convenient.

Som una petita empresa però posem a disposició del client una infraestructura amplia i moderna i una enorme voluntat de servei.

Hem implantat un sistema de gestió de qualitat per tal de millorar de manera continua els nostres processos, amb el compromís de complir els requisits legals i altres que siguin aplicables a la nostra activitat així com de satisfer les necessitats i expectatives dels nostres clients que permeti la consolidació de l’empresa i el seu èxit.

La direcció de l’empresa assumeix el compromís i responsabilitats derivades d’aquesta política de qualitat, mitjançant l’adopció de les eines especificades pel sistema de gestió de la qualitat.

Procés de venda de màquines.

OBJECTE

Aquest document descriu la metodologia per gestionar les vendes de màquines així com els seus complements, que inclou la identificació de necessitats del client, la compra de la màquina / complements, la recepció de la màquina i el lliurament al client.

ABAST

El procés és responsabilitat de Comercial, que el desenvolupa amb el recolzament d’Administració en la part documental i el personal de taller en la recepció de les màquines.

ENTRADES DEL PROCÉS

Entrada	Procedeix de
Necessitat del client	Comercial; a través de: · La tasca comercial · Consultes dels clients
Contractes amb proveïdors	Direcció, mitjançant aliances comercials establertes amb proveïdors.
Catàlegs de proveïdors	Proveïdors; a través de: · Les seves pàgines web · La tasca comercial dels proveïdors
Altres opcions de mercat	Mercat de maquinària agrícola

ETAPES DEL PROCÉS

Gestió del pressupost

Etapa	Responsable	Descripció
1. Captació de la necessitat del client	Comercial	Recull la informació necessària per poder gestionar l’oferta i posterior compra, i la comunica a Administració.
2. Obertura de l’EXPEDIENT	Administració	Administració prepara una carpeta on posteriorment s’arxivarà tota la documentació relacionada amb la venda, identificada amb el nº d’expedient. Administració anota a l’expedient les dades facilitades per Comercial.
3. Elaboració del pressupost o factura proforma	Administració	Seguint les indicacions de Comercial s’elabora el pressupost / factura proforma a l’aplicació PROLOGIC. Si el client necessita una factura proforma i no és un client habitual, Administració obre previament una FITXA DE CLIENT provisional.
4. Revisió del pressupost	Comercial	Abans d’enviar el pressupost Comercial el revisa per assegurar que s’ajusta a les necessitats del client.
5. Enviament del pressupost al client	Administració	Via correu electrònic o personalment.
6. Seguiment comercial	Comercial	–
7. Acceptació del pressupost pel client	Comercial / Administració	El client pot acceptar el pressupost mitjançant: · signatura del pressupost, · enviament d’una comanda, · confirmació via e-mail o, · verbalment, tot i que és l’opció menys desitjable. En aquest cas Administració anota la data i el nom de qui accepta el pressupost a l’expedient. Un cop acceptat el pressupost Administració actualitza l’estat del pressupost al PROLOGIC i ho anota l’expedient. En cas que el client rebutgi el pressupost, Administració anota el motiu al PROLOGIC, identifica l’expedient com rebutjat i l’arxiva.
8. Apertura de la FITXA DE CLIENT	Comercial / Administració	Si és un client nou Administració envia al client el formulari de CLIENT NOU i un cop el rep complimentat obre la fitxa del client al PROLOGIC.

Gestió de la compra

Etapa	Responsable	Descripció
1. Comanda de compra de la màquina	Comercial	Comercial contacta amb el proveïdor i explica telefònicament els requisits del client.
2. Recepció i revisió de l’oferta del proveïdor	Comercial	En rebre el pressupost del proveïdor Comercial el revisa per assegurar que respon als requisits requerits. En cas que sigui correcte, signa el pressupost.
3. Enviament de l’oferta acceptada al proveïdor	Administració	Administració retorna al proveïdor l’oferta acceptada via correu electrònic sol·licitant termini de lliurament aproximat.
4. Recepció de la màquina	Mecànic	Un cop descarregada la màquina realitza inspecció visual de la mateixa per verificar l’absència de possibles desperfectes i revisa que s’ajusti a l’albarà de lliurament. Si és correcte signa l’albarà, si no; ho anota a l’albarà i ho comunica a Comercial per tal que gestioni la incidència amb el proveïdor. Posteriorment Adminstració verifica que l’albarà i la factura corresponen amb la comanda de compra/pressupost. A més, les màquines de MERLO requereixen la realització del seu propi protocol de recepció, que condiciona la posterior validesa de la garantia, en cas que fos necessari executar-la. Un cop completat el protocol Administració l’arxiva a l’expedient.

Matriculació i lliurament al client

Etapa	Responsable	Descripció
1. Facturació	Administració	Emet la factura mitjançant PROLOGIC segons el pactat amb el client (abans del lliurament, simultàniament al lliurament, etc.)
2. Gestió de la matriculació	Administració	En cas que el pressupost inclogui la matriculació Administració procedeix a gestionar-la a través de la gestoria habitual.
3. Lliurament al client	Comercial	Un cop finalitzats els tràmits, Comercial avisa al client per tal de lliurar-li la màquina. Quan el client es persona a les nostres instal·lacions li fem signar l’albarà de lliurament abans d’endur-se la màquina. En cas que la màquina s’enviï per transport, tant si és per compte del client com propi, Administració complimenta una ORDRE DE TRANSPORT que es fa signar al transportista.

La gestió de la garantia de les màquines es realitza d’acord amb les indicacions de cada fabricant.

SORTIDES DEL PROCÉS

Sortida	Cap a
Expedient amb tota la documentació de la venda	Arxiu
Expedient de venda fallida	Arxiu
Màquina / complement	Client

DOCUMENTS I REGISTRES

Protocol MERLO

EXPEDIENT

OFERTA DE MÀQUINA/COMPLEMENT

OFERTA DEL PROVEÏDOR

DOCUMENTACIÓ DE LA MÀQUINA/COMPLEMENT

ALBARÀ DE LLIURAMENT DE LA MÀQUINA DEL PROVEÏDOR

PROLOGIC – FITXES DE CLIENTS

ORDRE DE TRANSPORT

ALBARÀ DE LLIURAMENT A CLIENT

FACTURA

Procés de venda de recanvis.

OBJECTE

Aquest document descriu la metodologia per gestionar les vendes de recanvis a la botiga, que inclou la identificació de necessitats del client, la possible compra del recanvi si no es troba en estoc, la recepció del recanvi i el lliurament al client.

ABAST

El procés és responsabilitat de Recanvis, que el desenvolupa amb el recolzament d’Administració en la part de facturació.

ENTRADES DEL PROCÉS

Entrada	Procedeix de
Necessitat del client	Client presencialment a la botiga. Client telefònicament, e-mail, whatsapp.
Estoc de recanvis al magatzem	Procés de gestió de compres
Fitxes d’article	Procés de gestió de compres
Catàlegs de proveïdors	Proveïdors; a través de: · Les seves pàgines web · La tasca comercial dels proveïdors
Fitxes de client	Base de dades PROLOGIC Client
Altres opcions de mercat	Mercat de maquinària agrícola

ETAPES DEL PROCÉS

Identificació de la necessitat del client

Etapa	Responsable	Descripció
1. Necessitat del client	Recanvis	El client es pot presentar a la botiga o realitzar la comanda telefònicament, via e-mail o whatsapp. Recanvis s’assegura d’identificar el producte correctament i sol·licita al client totes les dades necessàries per fer-ho.
2. Verificació de la disponibilitat a estoc	Recanvis	Recanvis verifica si el material es troba en estoc. En cas que sigui així seguim el procés, si no procedim a gestionar la compra tal com indica el punt b)
3. Apertura de la Fitxa de client	Recanvis	En cas que es tracti d’un client nou, cal recopilar les seves dades i obrir la FITXA DE CLIENT al PROLOGIC. Si el client es troba a la botiga, la complimentació es fa directament al PROLOGIC. Si el client no es troba a la botiga, se li envia un format de CLIENT NOU per tal que el complimenti amb les seves dades, que posteriorment Recanvis / Administració introdueix al PROLOGIC.
4. Lliurament del material al client	Recanvis	RECOLLIDA A LA BOTIGA: · Si el lliurament és al comptat: Recanvis elabora un ALBARÀ DE VENDA i la FACTURA i procedeix al cobrament. · Si el lliurament és a compte: Recanvis elabora un ALBARÀ DE VENDA, que es fa signar al client en el moment del lliurament del material. Mensualment Administració emet les factures corresponents. ENVIAMENT DEL MATERIAL: Recanvis elabora un ALBARÀ DE VENDA, que inclou dins el paquet per a l’enviament. Es gestiona la recollida de material per agència segons el pactat amb el client. El document de recollida de l’agència s’arxiva a l’espera de recepció de la factura de transport. Mensualment Administració emet les factures corresponents.

Localització del recanvi i confirmació de la comanda

Etapa	Responsable	Descripció
1. Registre de la comanda del client	Recanvis	Si el material sol·licitat pel client no es troba en estoc, Recanvis antota la comanda del client a l’agenda de recanvis.
2. Cerca del producte	Recanvis	Un cop Recanvis disposa de la correcta identificació del producte el cerca entre els diferents proveïdors habituals o si no el troba, entre altres no habituals. Avarigua el preu, el termini i altres possibles condicions de lliurament.
3. Confirmació de la comanda del client	Recanvis	Si es tracta d’un producte habitual es confirma la comanda del client al moment. Si no és un producte habitual, un cop s’ha fet la cerca, Recanvis informa al client i sol·licita la confirmació de la comanda. Anota la resposta a l’agenda així com la forma de lliurament: – recollida a botiga – enviament al client

Compra del recanvi

Tal com indica el PROCÉS DE GESTIÓ DE COMPRES.

Lliurament del material al client

Un cop disponible el recanvi es procedeix al lliurament al client tal com indica el punt a)3. anterior, però tenint en compte d’incloure a l’albarà i la factura els ports corresponents.

SORTIDES DEL PROCÉS

Sortida	Cap a
Recanvi	Client
Necessitat de compra de recanvis	Procés de gestió de compres
Fitxa de client	Base de dades PROLOGIC

DOCUMENTS I REGISTRES

AGENDA DE RECANVIS

ALBARÀ DE LLIURAMENT / FACTURA

DOCUMENT DE RECOLLIDA DE TRANSPORT

FITXA DE CLIENT – PROLOGIC

Procés de gestió de compres

OBJECTE

ABAST

El procés és responsabilitat de Recanvis, que el desenvolupa amb el recolzament d’Administració en la part de facturació.

ENTRADES DEL PROCÉS

Entrada	Procedeix de
Necessitat del client	Client presencialment a la botiga. Client telefònicament, e-mail, whatsapp.
Estoc de recanvis al magatzem	Procés de gestió de compres
Fitxes d’article	Procés de gestió de compres
Catàlegs de proveïdors	Proveïdors; a través de: · Les seves pàgines web · La tasca comercial dels proveïdors
Fitxes de client	Base de dades PROLOGIC Client
Altres opcions de mercat	Mercat de maquinària agrícola

ETAPES DEL PROCÉS

Identificació de la necessitat del client

Etapa	Responsable	Descripció
1. Necessitat del client	Recanvis	El client es pot presentar a la botiga o realitzar la comanda telefònicament, via e-mail o whatsapp. Recanvis s’assegura d’identificar el producte correctament i sol·licita al client totes les dades necessàries per fer-ho.
2. Verificació de la disponibilitat a estoc	Recanvis	Recanvis verifica si el material es troba en estoc. En cas que sigui així seguim el procés, si no procedim a gestionar la compra tal com indica el punt b)
3. Apertura de la Fitxa de client	Recanvis	En cas que es tracti d’un client nou, cal recopilar les seves dades i obrir la FITXA DE CLIENT al PROLOGIC. Si el client es troba a la botiga, la complimentació es fa directament al PROLOGIC. Si el client no es troba a la botiga, se li envia un format de CLIENT NOU per tal que el complimenti amb les seves dades, que posteriorment Recanvis / Administració introdueix al PROLOGIC.
4. Lliurament del material al client	Recanvis	RECOLLIDA A LA BOTIGA: · Si el lliurament és al comptat: Recanvis elabora un ALBARÀ DE VENDA i la FACTURA i procedeix al cobrament. · Si el lliurament és a compte: Recanvis elabora un ALBARÀ DE VENDA, que es fa signar al client en el moment del lliurament del material. Mensualment Administració emet les factures corresponents. ENVIAMENT DEL MATERIAL: Recanvis elabora un ALBARÀ DE VENDA, que inclou dins el paquet per a l’enviament. Es gestiona la recollida de material per agència segons el pactat amb el client. El document de recollida de l’agència s’arxiva a l’espera de recepció de la factura de transport. Mensualment Administració emet les factures corresponents.

Localització del recanvi i confirmació de la comanda

Etapa	Responsable	Descripció
1. Registre de la comanda del client	Recanvis	Si el material sol·licitat pel client no es troba en estoc, Recanvis antota la comanda del client a l’agenda de recanvis.
2. Cerca del producte	Recanvis	Un cop Recanvis disposa de la correcta identificació del producte el cerca entre els diferents proveïdors habituals o si no el troba, entre altres no habituals. Avarigua el preu, el termini i altres possibles condicions de lliurament.
3. Confirmació de la comanda del client	Recanvis	Si es tracta d’un producte habitual es confirma la comanda del client al moment. Si no és un producte habitual, un cop s’ha fet la cerca, Recanvis informa al client i sol·licita la confirmació de la comanda. Anota la resposta a l’agenda així com la forma de lliurament: – recollida a botiga – enviament al client

Compra del recanvi

Tal com indica el PROCÉS DE GESTIÓ DE COMPRES.

Lliurament del material al client

Un cop disponible el recanvi es procedeix al lliurament al client tal com indica el punt a)3. anterior, però tenint en compte d’incloure a l’albarà i la factura els ports corresponents.

SORTIDES DEL PROCÉS

Sortida	Cap a
Recanvi	Client
Necessitat de compra de recanvis	Procés de gestió de compres
Fitxa de client	Base de dades PROLOGIC

DOCUMENTS I REGISTRES

AGENDA DE RECANVIS

ALBARÀ DE LLIURAMENT / FACTURA

DOCUMENT DE RECOLLIDA DE TRANSPORT

FITXA DE CLIENT – PROLOGIC

Procés de gestió de compres

OBJECTE

Aquest document descriu la metodologia per gestionar les reparacions, manteniments o altres operacions que requereixi el client a elements de la seva propietat, ja siguin vehicles, accessoris, etc., ja sigui a les instal·lacions de l’empresa o allà on es trobi l’element a reparar.

ABAST

El procés és responsabilitat del Resp. de taller, que el desenvolupa amb el recolzament del Resp. de recanvis pel que fa als recanvis necessaris i a Administració en la part administrativa.

ENTRADES DEL PROCÉS

Entrada	Procedeix de
Necessitat de reparació d’un client o potencial client.	Client, ja sigui: – Presencialment a les nostres instal·lacions – Telèfon / WhatsApp
Element a reparar	Client
Recanvis al magatzem	Magatzem
BBDD interna (shared point)	Històric de vendes i intervencions
Manuals dels fabricants	Fabricants

ETAPES DEL PROCÉS

Etapa	Responsable	Descripció
1. Apertura de la OT	Recanvis/ Administació	El client es pot dirigir a direcció o be a recepció (Recanvis / Administració) per comunicar la seva necessitat de reparació. En tot cas, a recepció se li prenen les dades i s’obre la OT. Si el client s’acompanya de l’element a reparar se li indica ón l’ha d’ubicar. L’element s’ha d’identificar, tant si és un vehicle com un accessori / element petit amb un exemplar de la OT. Sempre que és possible fem signar al client l’entrada del vehícle a l’O.T. Si és reparació fora de les nostres instal·lacions, s’anota a l’O.T. aquesta circumstancia.
2. Planificació de OT	Resp. Taller	Diàriament el responsable de taller revisa les OT pendents de realitzar per planificar la seva execució, i ubica a la safata de cada operari les OT ordenades per ordre d’execució. Al PROLOGIC, asigna a les OT l’operari i la dedicació estimada (en hores).
3. Previsió de materials a utilitzar	Resp. Taller	El Responsable de taller o el mecànic asignat demana a Recanvis els materials necessaris per a la reparació o manteniment. Per fer-ho, es por recolçar als manuals dels fabricants i/o la BBDD intera (shared point)
4. Preparació de materials	Recanvis Resp. taller Mercànic	Si el material es troba en estoc recanvis imputa el material a la OT i l’ubica a l’estanteria de material per OT identificat amb el núm. de la OT. Si el resp. de recanvis és absent en aquell moment el mateix operari pot agafar els recanvis i anotar-ho a la OT. En cas que el material no es trobi en estoc, recanvis procedeix a gestionar la compra tal com indica el PROCÉS DE GESTIÓ DE COMPRES, però tenint en compte que si es tracta d’un material no habitual abans de comprar cal confirmar la comanda amb el responsable de taller.
5. Reparació	Mecànic	Un cop es disposa dels materials necessaris el mecànic assignat procedeix a realitzar la reparció o manteniment, tenint en compte de fitxar sempre abans de començar i al finalitzar a la OT corresponent. Quan finalitza la reparació/manteniment, situa la OT a la safata de OT finalitzades i avisa al resp. de taller.
6. Revisió i tancament de la OT	Resp. taller	Un cop finalitzada la OT, el responsable de taller revisa els treballs executats i avisa al client que pot recollir el seu vehicle.
7. Lliurament al client	Administració	Quan el client es persona per recollir el vehicle se li fa signar la OT.

4.1 Canvis a les OT

Quan un client sol·licita treballs addicionals als inicialment registrats a una OT durant la seva execució, la persona que rep l’ordre ho anota a la OT oberta, per tal que l’operari en tingui constància i posteriorment es pugui facturar.

SORTIDES DEL PROCÉS

Sortida	Cap a
Necessitats de compra	Procés de gestió de compres
Vehicle / accessori reparat	Client

DOCUMENTS I REGISTRES